Digital Event : 6 idées reçues

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Avec la pandémie de la Covid-19, la plupart des événements sont annulés. Mais l’événementiel se réinvente et le digital entre en jeu pour sauver nos rassemblements. Aujourd’hui, grâce à de nombreuses plateformes, nous pouvons proposer à chaque entreprise d’organiser leurs événements sur mesure pour continuer à se réunir en toute sécurité. Mais la technologie ne fait pas tout, et là est bien la principale idée reçue. On peut vite penser que pour organiser un événement digital il suffit de transposer l’événement initial au format numérique, alors qu’au contraire il nous faut repenser en intégralité les formats et les contenus. Imaginer une nouvelle manière de créer l’événement en utilisant les moyens technologiques et les opportunités que ces derniers proposent.

Se rassembler est essentiel pour les entreprises et chez Swimmingpool nous l’avons bien compris. Le pôle événementiel innove chaque jour pour répondre à vos objectifs et continuer de partager à travers l’organisation d’événements digitaux tout aussi originaux. Pourtant nombreux d’entre vous restent mitigés et les idées reçues sur ce concept de Digital Event restent nombreuses. Jetons-y un coup d’œil.

Idée reçue numéro 1 : On décroche rapidement

Assister à un événement seul derrière l’écran de son ordinateur on pense souvent que cela va vite être barbant et que l’on va décrocher au bout de 10 minutes. D’autant plus que contrairement à un événement physique, où il serait mal vu de partir en courant de la salle, il nous suffit ici de fermer la fenêtre Internet. C’est ici qu’est le challenge pour nous : continuer d’imaginer des contenus stimulants pour vous proposer un événement qui captivera, en mettant l’accent sur différents points essentiels : le rythme, l’intérêt, l’animation et l’interactivité. Pour cela il existe plusieurs leviers.

Le rythme

Un événement rythmé est d’abord un événement dynamique et agrémenté de plusieurs temps forts qui doivent être organisés selon un timing ultra précis pour n’avoir aucun moment de relâchement de l’attention. Le format de l’événement est lui aussi important car il doit permettre à chaque collaborateur d’être intéressé jusqu’au bout.

L’intérêt

En effet le participant doit être intéressé par ce à quoi il assiste pour ne pas décrocher. Pour cela, décors, scénographies et infographies les plus extravagants sont au rendez-vous pour rendre attractif et original l’événement. Niveau contenu nous mettons aussi le paquet en proposant, par exemple, des témoignages inspirants racontés par des speakers pertinents choisis par nos soins.

L’animation

Toutes ces idées et réalisations n’auraient pas le même impact sur les participants si elles n’étaient animées et rythmées par un intervenant. Les activités doivent être proposées et expliquées par un animateur qui rendra ce moment vivant et divertissant, évitant aux participants de se sentir perdus. Et pour cela de nombreux prestataires teams building sauront vous accompagner : Quizz avec des questions sur l’entreprise, atelier cuisine ou blind-test de vos chansons préférées…

L’interactivité

L’interaction est essentielle pour que chaque participant oublie qu’il est seul derrière son ordinateur et qu’il puisse se sentir entièrement impliqué dans l’événement. Pour répondre à cet objectif, le secteur événementiel s’est réinventé et de nombreux moyens sont mis en place pour que vos collaborateurs ne soient pas juste spectateurs mais acteurs de l’événement. Pour cela de nouvelles techniques sont utilisées, on vous en dit plus à l’idée reçue numéro 3.

Idée reçue numéro 2 : On perd l’effet WHAOU

Derrière votre ordinateur vous pensez assister à un événement bateau à l’image de toutes les réunions boulot que vous avez déjà tout au long de la semaine, mais le pôle événementiel prend le pari de vous surprendre. Le secteur événementiel innove et peut vous proposer une captation studio réalisée par une équipe de production pour vous plonger dans un univers de cinéma accompagné d’une scénographie des plus originales qui promet de vous étonner. L’événement digital ne doit pas être synonyme d’ennui, nous misons sur cet effet WHAOU, autant dans la forme que dans le fond, si important à nos yeux et nous nous donnons à fond pour vous faire passer un moment hors du commun.

Idée reçue numéro 3 : On ne peut plus avoir d’échanges avec les autres

Contrairement à un événement « traditionnel » on ne peut évidemment pas trinquer avec ses collègues ou se lâcher sur le dancefloor, mais on peut pour autant échanger et interagir avec les autres participants. En effet des outils et concepts ont vu le jour pour permettre à tous de retrouver un semblant de nos anciens séminaires. On connait évidemment le Chat qui permet à chacun d’interagir en envoyant un message écrit, mais de nouvelles plateformes révolutionnent les réunions virtuelles. Par exemple en proposant d’ouvrir une conversation vidéo lorsqu’on croise un participant par exemple, l’idée étant de se rapprocher au mieux d’une interaction humaine et spontanée. Des ateliers autour de nombreuses thématiques (cuisine, danse, sport, rangement) peuvent être aussi organisés pour partager et échanger ensemble. Vous en voulez un peu plus ? N’hésitez pas à nous envoyer un mail car nous avons des partenaires hyper badass qui vont révolutionner les interactions de vos événements digitaux.

Idée reçue numéro 4 : Plus de buffet traiteur ? Dommage c’était le seul truc cool des événements de boulot…

Evénement digital = plus de cocktails, plus de petits fours, plus de pâtisseries…. QUE NENNI ! Aujourd’hui nous collaborons avec de nombreux artisans pour livrer votre box buffet directement dans votre salon. Vous pourrez continuer de profiter des mignardises et partager un verre ou même le préparer vous-même avec de supers ateliers cocktails ! Au-delà du gourmand, il est important de garder à l’esprit que le moment du buffet reste un temps fort dans un événement, il doit être ludique. On continue d’imaginer pour essayer de vous surprendre et d'ailleurs on a plein de nouveaux prestataires qu'on a hâte de vous proposer.

Idée reçue numéro 5 : Il faut un Bac+5 Informatique pour utiliser une plateforme d'event digital

Vous êtes une bille en informatique et pensez qu’il est impossible pour vous d’assister et participer à un événement digital. Loin de là, même ma mamie peut y arriver. Les développeurs web ont bien planché sur le sujet et ont conçu des plateformes ergonomiques, faciles d’utilisation et fluides, à l’image d’un événement « traditionnel ». Teams, ZOOM, VimeoLive, ou plateforme sur-mesure peuvent être utilisées pour retrouver vos collaborateurs. Notre dernière trouvaille ? Une plateforme de RetroGaming où chacun incarne un petit avatar dans un monde virtuel (on vous en parlera plus en détail bientôt).

Idée reçue numéro 6 : Ça coute moins cher qu’un événement « traditionnel »

Pour un événement digital, il n’y a pas besoin de louer de salle, gérer une logistique pour le transport, d’imprimer des flyers et affiches, prévoir un DJ, une équipe de sécurité, etc…. Pour autant de nouveaux moyens sont mis en place pour réaliser un événement digne de ce nom. Comme dit précédemment, nous voulons rendre l’événement digital aussi attractif et interactif qu’un événement classique et pour cela il faut prendre en compte de nouveaux frais. Production de la plateforme par des développeurs web, production des contenus multimédias (captation studio, décors, scénographies), contenus rythmés et animations de qualité, envoi de box, logistique spéciale et millimétrée sont autant d’éléments essentiels au bon déroulement de l’événement et qui ont évidemment un prix.

Alors l’Event Digital c’est top non ? En plus, si vous avez horreur des talons aiguilles ou cravates trop serrées l'Event Digital vous sauve de cette corvée !

#lifeisbetterinsarouel

En réalité on ne vous a donné qu’un avant-goût et on garde nos petits secrets pour faire de votre prochain événement un moment unique qu’aucun de vos collaborateurs ne risque d’oublier. Swimmingpool attend avec impatience de vous faire découvrir son offre d’Event Digital qui promet de vous surprendre.

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Axelle Chopin